4857 sayılı İş Kanunu’nun 109’uncu maddesinde, 7555 sayılı Kanun’la yapılan değişiklikle; fesih sonucunu doğuracak bildirimler hariç olmak üzere kanunda öngörülen bildirimlerin kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden yapılabileceği düzenlenmiştir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) kullanımına ilişkin değerlendirmelerimiz kriterler odağında aşağıda sunulmuştur.

“KEP, Gönderim ve Teslimata İlişkin Hukuki Delildir; Onay Mekanizması Değildir”

Yapılan düzenlemede KEP; “elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan elektronik postanın nitelikli şekli” olarak tanımlanmıştır.

Buna göre, fesih sonucunu doğuracak bildirimler hariç olmak üzere, 4857 sayılı İş Kanunu’nda öngörülen bildirimler bakımından bildiriminin gönderimi ve teslimatı konusunda hukuki delil sağlamakta; diğer tarafın bildirimi kabul ettiği/onayladığı anlamına gelmemektedir.

Örneğin; çalışma koşullarında esaslı değişiklik bildiriminin KEP üzerinden yapılması, bildirimin yapıldığına ve teslime edildiğine dair hukuki delildir; fakat işçinin esaslı değişikliği kabul ettiğine dair hukuki delil sağlamamaktadır.

Bildirimlerin KEP Üzerinden Yapılması, İşçinin Yazılı Kabulüne Bağlıdır.”

Bildirimlerin KEP üzerinden yapılabilmesi, işçinin yazılı kabulüyle mümkündür. İşçi kabulü, iş sözleşmesinde veya eki niteliğinde protokol/mutabakat metni yoluyla alınabilir.

Örnek kabul metni şöyledir;

"İşçi, iş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler hariç olmak üzere, 4857 sayılı İş Kanunu'nda öngörülen bildirimlerin; elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olan kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden gönderilmek suretiyle yapılabilmesine onay vermiştir/yapılabileceğini kabul eder."

“Fesih Sonucunu Doğuracak Bildirimler, KEP Üzerinden Yapılamaz.”

İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimlerin herhalde yazılı yapılacağı hükmü aynen korunmuştur. Buna göre fesih sonucunu doğuran bildirimler, KEP aracığıyla yapılamaz.

Örneğin, işçinin davranış ihlali sebebiyle işçiden alınacak savunma istemi, KEP aracılığıyla bildirilebilirken, ihlal sebebiyle iş sözleşmesinin geçerli veya haklı nedenle sona erdirilmesine dair bildirim, KEP üzerinden yapılamayacaktır.

Özetle, belge düzenlemenin ispat için gerekli olduğu durumlarda KEP üzerinden yapılan yazışmalar geçerli sayılmakta, fakat fesih bildirimi gibi yazılı olmasının geçerlilik şartı olduğu belgeler için ıslak veya elektronik imza gerekliliğini korumaktadır.

İşverenlerin KEP üzerinden bildirim yapabileceği bazı bildirimler şöyle sıralanabilir;

Bordro gönderimi,

Çalışma koşullarında esaslı değişiklik bildirimi

Savunma istemi/istem yazısı^[1]

Uyarı-ihtar- kınama ve ücret kesme cezası bildirimleri

Çalışma belgesi

Fesihle ilgili sonuç bildirimi içermeyen devamsızlık mazeret araştırmaları,

 

• Duyuru anlamını taşıyan bildirimler^[2] (işveren telafi çalışması duyurusu, denkleştirme ilanı, çağrı usulü çalışmada çalışılacak zaman bildirimi, çalışma koşullarında esaslı değişik niteliğinde olmayan görevlendirme yazıları, toplu yıllık ücretli izin bildirimleri, belirsiz süreli mevsimlik iş sözleşmesinde mevsim askı dönemlerinin bildirimi, kurum içi duyurular...)

“KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır.”

KEP sisteminin tercih edilmesi durumunda, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109’uncu maddesine eklenen “KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır.” hükmü gözetilerek işlem tesis edilmelidir.

Not: KEP üzerinden bildirim, 7555 sayılı Torba Kanun’un Resmi Gazetede yayımlanmasını takiben yürürlüğe girecektir.

Faydalı olması dileğiyle,

               Saygılarımızla,

Endeks Bağımsız Denetim A.Ş.

^[1] KEP üzerinden bildirilecek savunma istem yazılarının son kısmında fesih sonucunu doğuracak şekilde "savunma istem yazısına istinaden savunma yazısını vermemeniz halinde 4857sayılı İş Kanununa göre iş sözleşmesinin sona erdirilmesine ilişkin hükümler uygulanacaktır" ifadesi kullanılmalıdır. Yasal sonuçlara uygun şekilde “işbu savunma istem yazısına istinaden savunmanızı makul süre içerisinde (genel kabul 2 işgünü) sunmanız gerekmekte olup aksi durumda savunmadan imtina ettiğiniz kabul edilecektir.” İfadesi kullanılmalıdır.

^[2] Duyuru niteliği taşıyan bildirimlerin KEP üzerinden yapılacağı durumlarda, “KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır.” hükmü çerçevesinde maliyet değerlendirilmesi yapılmalıdır.

^[1] KEP üzerinden bildirilecek savunma istem yazılarının son kısmında fesih sonucunu doğuracak şekilde "savunma istem yazısına istinaden savunma yazısını vermemeniz halinde 4857sayılı İş Kanununa göre iş sözleşmesinin sona erdirilmesine ilişkin hükümler uygulanacaktır" ifadesi kullanılmalıdır. Yasal sonuçlara uygun şekilde “işbu savunma istem yazısına istinaden savunmanızı makul süre içerisinde (genel kabul 2 işgünü) sunmanız gerekmekte olup aksi durumda savunmadan imtina ettiğiniz kabul edilecektir.” İfadesi kullanılmalıdır.

^[1] Duyuru niteliği taşıyan bildirimlerin KEP üzerinden yapılacağı durumlarda, “KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır.” hükmü çerçevesinde maliyet değerlendirilmesi yapılmalıdır.

SİRKÜLERİN DAYANAĞI

4857 sayılı İş Kanunu’nun 109’uncu maddesinde, 7555 sayılı Kanun’la yapılan değişiklikle;

Önemli Hatırlatma;

Endeks Bağımsız Denetim Anonim Şirketi olarak, Sirkülerlerimizde yer alan bilgiler  belli bir konunun veya konuların çok geniş kapsamlı bir şekilde ele alınmasından ziyade genel çerçevede bilgi vermek ve yorum yapmak amacını taşımaktadır. Bu sirkülerler ile amacımız muhasebe, vergi, yatırım, danışmanlık alanlarında veya diğer türlü profesyonel bağlamda tavsiye veya hizmet sunmak değildir. Bilgileri kişisel finansal ve ya ticari kararlarınızda yegane dayanak olarak kullanmaktan ziyade, konusuna hakim profesyonel bir danışmana başvurmanız tavsiye edilir.  Bu  sirkülerler  ve içeriğindeki bilgiler ,  oldukları şekliyle  sunulmaktadır; " Endeks Bağımsız Denetim Anonim Şirketi  sirkülerde yazılı konular da, bunlarla ilgili sarih veya zımni bir beyan ve garantide bulunmamaktadır. " Endeks Bağımsız Denetim Anonim Şirketi ", söz konusu sirkülerlerin ve içeriğindeki bilgilerin hata içermediğine veya belirli performans ve kalite kriterlerini karşıladığına dair bir güvence vermemektedir. Sirkülerleri ve içeriğindeki bilgileri kullanımınız sonucunda ortaya çıkabilecek her türlü risk tarafınıza aittir ve bu kullanımdan kaynaklanan her türlü zarara dair risk ve sorumluluk tamamen tarafınızca üstlenilmektedir. "" Endeks Bağımsız Denetim Anonim Şirketi",  söz konusu kullanımdan dolayı, (ihmalkarlık kaynaklı olanlar da dahil olmak üzere) sözleşmesel bir dava, kanun veya haksız fiilden doğan her türlü özel, dolaylı veya arızi zararlardan ve cezai tazminattan dolayı sorumlu tutulamaz.